Cómo gestionamos tu información personal

Qué información obtenemos y por qué razones

Cuando alguien interactúa con nuestros servicios de coaching, surge naturalmente un flujo de información. No buscamos acumular datos por inercia administrativa. Cada elemento que registramos responde a una necesidad funcional específica vinculada directamente con la prestación del servicio que has solicitado.

Información que recibes al contactarnos

Si nos escribes preguntando algo sobre nuestros programas, quedan registrados tu nombre y tu dirección de correo electrónico. También conservamos el contenido del mensaje que enviaste. Esto ocurre porque sin esa información sería materialmente imposible responderte. La finalidad aquí es exclusivamente comunicativa: poder mantener una conversación contigo.

Los mensajes entrantes llegan a nuestra bandeja corporativa (contact@orenquarix.com) y se archivan conforme a criterios operativos básicos. Si la conversación avanza hacia una relación profesional formal, esa información migra hacia nuestro sistema de gestión de clientes. Si no hay continuidad, los mensajes permanecen archivados durante doce meses, tras lo cual se eliminan automáticamente salvo que exista una razón jurídica o contractual para conservarlos más tiempo.

Datos derivados de la relación profesional

Una vez formalizas tu participación en cualquiera de nuestros programas de coaching, la naturaleza de la información se transforma. Además de los elementos identificativos básicos (nombre completo, datos de contacto), capturamos información profesional que nos permita adaptar el proceso de coaching a tu realidad específica: sector en el que trabajas, experiencia previa, objetivos declarados, desafíos concretos que enfrentas.

Esta información no aparece espontáneamente. Tú la proporcionas de manera activa mediante formularios estructurados, durante sesiones de diagnóstico inicial, o a través de cuestionarios diseñados para entender mejor tu punto de partida. Nada aquí se obtiene de forma oculta o mediante técnicas de inferencia algorítmica.

Información económica y transaccional

Al realizar pagos por nuestros servicios, manejamos información financiera básica: concepto del pago, importe, fecha, método utilizado. Aquí hay un detalle crítico: nosotros no procesamos directamente información bancaria completa. Las transacciones se canalizan a través de plataformas especializadas que cumplen estándares PCI-DSS.

Lo que sí conservamos en nuestros registros contables son los comprobantes de transacción y la información necesaria para emitir facturas legalmente válidas conforme a la normativa fiscal española vigente. Estos documentos deben archivarse durante un mínimo de cuatro años por obligación legal, independientemente de cualquier otra consideración.

Fundamentos legales que autorizan el manejo de tu información

El Reglamento General de Protección de Datos (conocido como RGPD) establece que cualquier tratamiento de datos personales debe apoyarse en una base jurídica específica. No basta con tener un interés legítimo difuso o una intención benevolente. La norma exige claridad sobre qué autoriza cada operación.

Cada categoría implica consecuencias distintas sobre tus derechos. Por ejemplo: si un tratamiento se basa en consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento sin necesidad de justificación. Si se fundamenta en ejecución contractual, el tratamiento cesará cuando finalice la relación profesional, pero no puedes oponerte mientras el contrato esté vigente porque ese tratamiento resulta indispensable para cumplir con nuestras obligaciones hacia ti.

Con quién compartimos información (y bajo qué condiciones)

orenquarix opera como entidad única sin estructura corporativa compleja. No vendemos información a terceros. No participamos en esquemas de intercambio de datos entre organizaciones. Sin embargo, resulta imposible prestar servicios profesionales de coaching sin involucrar a ciertos proveedores especializados que actúan bajo nuestra dirección.

Proveedores de infraestructura tecnológica

Nuestros sistemas de correo electrónico, almacenamiento de documentos y gestión de relaciones con clientes operan sobre plataformas proporcionadas por terceros. Estos proveedores técnicamente pueden acceder a la información almacenada en sus servidores, aunque contractualmente tienen prohibido utilizarla para fines propios.

• Servicios de hosting ubicados en la Unión Europea que alojan nuestra infraestructura web
• Plataformas de comunicación para videollamadas cuando las sesiones se realizan de manera remota
• Herramientas de gestión documental donde archivamos materiales del programa
• Sistemas de facturación electrónica conforme a normativa española

Todos estos proveedores han sido seleccionados después de verificar su cumplimiento con estándares europeos de protección de datos. Existen acuerdos formales (llamados técnicamente "contratos de encargo de tratamiento") que establecen límites estrictos sobre qué pueden hacer con tu información.

Procesadores de pagos

Como mencioné anteriormente, no manejamos directamente información bancaria completa. Las transacciones pasan por pasarelas de pago certificadas que asumen la responsabilidad del procesamiento seguro. Nosotros recibimos únicamente confirmaciones de transacción sin acceso a números de tarjeta completos.

Autoridades y obligaciones legales

En circunstancias excepcionales podemos vernos obligados a revelar información a autoridades públicas: la Agencia Tributaria española para verificaciones fiscales, juzgados cuando exista requerimiento judicial formal, o la Agencia Española de Protección de Datos si inicia una investigación. Estas divulgaciones solo ocurren cuando existe un mandato legal imperativo que nos compele a actuar.

Cómo protegemos la información que manejas con nosotros

La seguridad absoluta no existe. Cualquier organización que prometa protección total está siendo deshonesta o ingenua. Lo que sí podemos garantizar es que implementamos medidas razonables y proporcionadas al tipo de información que manejamos.

Todos nuestros sistemas de comunicación utilizan cifrado en tránsito mediante protocolos TLS. La información almacenada reside en servidores con cifrado en reposo. El acceso a los sistemas internos requiere autenticación mediante contraseñas robustas combinadas con segundo factor cuando resulta técnicamente viable.

Internamente, aplicamos el principio de necesidad de conocimiento: cada miembro del equipo solo puede acceder a la información estrictamente necesaria para desempeñar sus funciones. El coach que trabaja contigo tiene acceso a tu expediente completo. El personal administrativo solo ve datos básicos de contacto y estado de pagos. Nadie más accede a información sin justificación operativa documentable.

Si detectáramos una brecha de seguridad que pudiera afectar tus derechos, iniciaríamos inmediatamente nuestro protocolo de respuesta a incidentes: evaluación del alcance, contención del problema, notificación a la Agencia Española de Protección de Datos dentro de las 72 horas reglamentarias, y comunicación directa a las personas afectadas si el riesgo resultara significativo.

Cuánto tiempo conservamos tu información

La retención de datos sigue una lógica simple: mantener información solo mientras sirva al propósito que justificó su obtención inicial, salvo que una obligación legal imponga plazos diferentes.

Durante la relación activa

Mientras participes en alguno de nuestros programas, toda tu información permanece activa y accesible según sea necesario para la prestación del servicio. Esto incluye tu expediente de cliente, historial de sesiones, materiales compartidos, y documentación administrativa.

Después de finalizar el programa

Una vez concluye tu participación, iniciamos un proceso gradual de depuración. La información operativa (notas de sesiones, ejercicios completados, materiales específicos) se archiva durante dos años adicionales por si necesitaras referencias futuras o surgiese alguna reclamación sobre la calidad del servicio prestado.

La documentación contractual y contable debe conservarse durante plazos legalmente establecidos que varían entre cuatro y seis años dependiendo de la naturaleza del documento. Las facturas emitidas, por ejemplo, tienen un período mínimo de conservación de cuatro años contados desde el final del ejercicio fiscal en que se emitieron.

Información residual

Pasados estos plazos, tu información entra en proceso de eliminación definitiva. Algunos elementos pueden persistir en copias de seguridad técnicas durante períodos adicionales limitados (habitualmente no superiores a noventa días), pero quedan fuera de acceso operativo y se sobrescriben conforme al ciclo normal de rotación de respaldos.

Puedes solicitar eliminación anticipada en cualquier momento. Evaluaremos la solicitud considerando si existen obligaciones legales que impidan el borrado inmediato. Si no hay impedimentos, procederemos con la eliminación en un plazo razonable (habitualmente inferior a treinta días).

Tus derechos sobre la información personal

La normativa europea te otorga un conjunto de facultades específicas que puedes ejercer en cualquier momento. No son derechos abstractos o teóricos: tienen mecanismos de ejercicio concretos y plazos de respuesta obligatorios.

Derecho de acceso

Puedes solicitarnos una copia completa de toda la información que mantenemos sobre ti. Te proporcionaremos un documento estructurado que incluya: datos identificativos, información profesional registrada, historial de comunicaciones, datos transaccionales, y cualquier otra categoría de información vinculada a tu persona.

La primera solicitud de acceso es siempre gratuita. Si realizas solicitudes manifiestamente repetitivas o excesivas, podríamos cobrar una tasa administrativa razonable o negarnos a actuar si la petición resulta claramente infundada.

Derecho de rectificación

Si detectas información inexacta o desactualizada, puedes solicitar su corrección. Evaluaremos la solicitud y, si resulta procedente, realizaremos los cambios necesarios. Ten en cuenta que cierta información histórica (como registros de transacciones ya completadas) no puede modificarse retroactivamente por razones de integridad contable.

Derecho de supresión (derecho al olvido)

Puedes solicitar la eliminación de tu información cuando: ya no resulte necesaria para los fines que justificaron su obtención, retires el consentimiento en que se basaba el tratamiento, te opongas al tratamiento y no existan motivos legítimos que prevalezcan, o la información se haya tratado ilícitamente.

Existen excepciones: no podemos eliminar información que debamos conservar por obligación legal, o cuando resulte necesaria para formular, ejercer o defender reclamaciones. En estos casos, explicaremos las razones específicas que impiden el borrado solicitado.

Derecho de portabilidad

Cuando el tratamiento se base en consentimiento o ejecución contractual y se realice por medios automatizados, puedes solicitar recibir tu información en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. También puedes pedir que transmitamos esa información directamente a otro responsable si resulta técnicamente posible.

Derecho de oposición

Puedes oponerte en cualquier momento a tratamientos basados en interés legítimo o realizados con fines de marketing directo. Dejaremos de tratar tu información salvo que podamos demostrar motivos imperiosos que prevalezcan sobre tus intereses, derechos y libertades.

Cómo ejercer estos derechos

Envía tu solicitud por correo electrónico a contact@orenquarix.com indicando claramente qué derecho deseas ejercer y proporcionando información suficiente para identificarte. Necesitaremos verificar tu identidad antes de procesar la solicitud para prevenir accesos fraudulentos.

Responderemos en un plazo máximo de un mes desde la recepción de tu solicitud. Este plazo puede extenderse dos meses adicionales si la petición resulta compleja, pero te informaríamos de la extensión y sus motivos dentro del primer mes.

Transferencias internacionales de datos

orenquarix opera exclusivamente desde España y prioriza proveedores ubicados dentro de la Unión Europea. Sin embargo, algunos servicios técnicos (particularmente plataformas de comunicación o herramientas de productividad) pueden implicar procesamiento ocasional en servidores situados fuera del Espacio Económico Europeo.

Cuando esto ocurre, verificamos que existan garantías adecuadas: decisiones de adecuación adoptadas por la Comisión Europea (que reconocen que ciertos países ofrecen protección equivalente), cláusulas contractuales tipo aprobadas por autoridades europeas, o certificaciones vinculantes reconocidas internacionalmente.

No transferimos deliberadamente información a jurisdicciones sin protección adecuada. Si un cambio en nuestros proveedores implicara nuevas transferencias internacionales, evaluaríamos el impacto sobre tus derechos antes de proceder y te informaríamos si la transferencia supusiera riesgos significativos.

Comunicaciones comerciales y gestión del consentimiento

Si has aceptado recibir información sobre nuestros programas y contenidos, ocasionalmente te enviaremos comunicaciones sobre nuevas ofertas formativas, recursos gratuitos, o eventos que puedan resultarte relevantes.

Este consentimiento es completamente voluntario y revocable. Cada comunicación incluye un mecanismo claro para darte de baja que procesa tu solicitud de manera inmediata (habitualmente en menos de 48 horas). También puedes gestionar tus preferencias de comunicación contactándonos directamente.

Importante: si mantienes una relación contractual activa con nosotros, seguiremos enviándote comunicaciones estrictamente necesarias relacionadas con el servicio (confirmaciones de sesiones, materiales del programa, información administrativa) independientemente de tus preferencias comerciales. Estas comunicaciones no son marketing sino parte integral de la prestación del servicio.

Menores de edad

Nuestros programas están diseñados para profesionales adultos que buscan desarrollar su práctica de coaching. No ofrecemos servicios dirigidos a menores de 18 años ni recopilamos conscientemente información de personas por debajo de esa edad.

Si descubriéramos que hemos obtenido inadvertidamente información de una persona menor de edad, procederíamos a eliminarla inmediatamente sin necesidad de solicitud previa.

Modificaciones a este documento

Esta política refleja nuestras prácticas actuales durante 2025. Las circunstancias operativas evolucionan: adoptamos nuevas herramientas, cambian regulaciones, surgen necesidades imprevistas. Cuando actualicemos este documento de manera sustancial, te informaremos mediante correo electrónico si mantienes una relación activa con nosotros.

Los cambios menores (correcciones tipográficas, aclaraciones que no alteran derechos fundamentales, actualizaciones de datos de contacto) pueden implementarse sin notificación previa. La versión vigente siempre permanece accesible en orenquarix.com con indicación clara de su fecha de última actualización.

Si una modificación reduce tus derechos o amplía significativamente el uso de información ya recopilada, solicitaremos tu consentimiento expreso antes de aplicar los cambios a datos existentes.

Sobre cookies y tecnologías similares

Este documento aborda exclusivamente cómo manejamos tu información personal. Las cuestiones relacionadas con cookies, píxeles de seguimiento, tecnologías de análisis web y otras herramientas similares se explican de manera detallada en nuestro documento específico sobre política de cookies, accesible por separado en nuestro sitio web.

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